Une communication efficace

Vous voulez mieux communiquer ? Ces conseils vous aideront à éviter les malentendus et à améliorer vos relations professionnelles et personnelles.

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• Qu’est-ce qu’une communication efficace ?
• Qu’est-ce qui vous empêche de communiquer efficacement ?
• Capacité de communication efficace 1 : Devenir un auditeur engagé
• Conseils pour devenir un auditeur engagé
• Entendez l’émotion derrière les mots
• Compétence 2 : Faire attention aux signaux non verbaux
• Améliorez votre lecture communication non verbale
• Améliorez la façon dont vous délivrez communication non verbale
• Compétence 3 : Maîtriser le stress
• Stress rapide pour une communication efficace
• Compétence 4 : S’affirmer
• Développez des techniques de communication affirmative

Qu’est-ce qu’une communication efficace ?

Il s’agit de comprendre l’émotion et les intentions qui se cachent derrière l’information. En plus d’être capable de transmettre clairement un message, vous devez aussi écouter de manière à saisir le sens de ce qui est dit et à faire en sorte que l’autre personne se sente entendue et comprise. Mais trop souvent, lorsque nous essayons de communiquer avec les autres, quelque chose s’égare. Nous disons une chose, l’autre personne en entend une autre, et des malentendus, de la frustration et des conflits s’ensuivent. Cela peut causer des problèmes à la maison, à l’école et au travail. Pour beaucoup d’entre nous, communiquer plus clairement et plus efficacement nécessite l’acquisition de certaines compétences importantes. Que vous essayiez d’améliorer la communication avec votre conjoint, vos enfants, votre patron ou vos collègues, l’acquisition de ces compétences peut vous permettre d’approfondir vos relations avec les autres, d’établir une plus grande confiance et un plus grand respect, et d’améliorer le travail d’équipe, la résolution des problèmes et votre santé sociale et émotionnelle en général.

Qu’est-ce qui vous empêche de communiquer efficacement ?

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Les obstacles les plus courants à une communication efficace sont les suivants:

Le stress et les émotions incontrôlables. Lorsque vous êtes stressé ou émotionnellement débordé, vous êtes plus susceptible de mal interpréter les autres, d’envoyer des signaux non verbaux déroutants ou déroutants, et de tomber dans des schémas de comportement malsains. Pour éviter les conflits et les malentendus, vous pouvez apprendre à vous calmer rapidement avant de poursuivre une conversation.

Manque de concentration. Vous ne pouvez pas communiquer efficacement lorsque vous êtes multitâche. Si vous vérifiez votre téléphone, si vous planifiez ce que vous allez dire ensuite ou si vous rêvassez, vous êtes presque certain de manquer des indices non verbaux dans la conversation. Pour communiquer efficacement, vous devez éviter les distractions et rester concentré.

Langage corporel incohérent. La communication non verbale doit renforcer ce qui est dit, et non le contredire. Si vous dites une chose, mais que votre langage corporel en dit une autre, votre interlocuteur aura probablement le sentiment que vous êtes malhonnête. Par exemple, vous ne pouvez pas dire « oui » en secouant la tête non.

Langage corporel négatif. Si vous n’êtes pas d’accord avec ce qui est dit ou si vous n’aimez pas ce qui est dit, vous pouvez utiliser un langage corporel négatif pour repousser le message de l’autre personne, par exemple en croisant les bras, en évitant le contact visuel ou en tapant des pieds. Vous n’êtes pas obligé d’être d’accord avec ce qui est dit, ni même d’aimer ce qui est dit, mais pour communiquer efficacement et ne pas mettre l’autre personne sur la défensive, il est important d’éviter d’envoyer des signaux négatifs.

Capacité de communication efficace 1 : Devenir un auditeur engagé

Lorsque l’on communique avec les autres, on se concentre souvent sur ce que l’on devrait dire. Cependant, une communication efficace consiste moins à parler qu’à écouter. Bien écouter ne signifie pas seulement comprendre les mots ou les informations communiquées, mais aussi comprendre les émotions que l’interlocuteur essaie de transmettre.

Il y a une grande différence entre une écoute engagée et une simple écoute. Lorsque vous écoutez vraiment – lorsque vous êtes engagé dans ce qui est dit – vous entendez les intonations subtiles de la voix de quelqu’un qui vous disent comment cette personne se sent et les émotions qu’elle essaie de communiquer. Lorsque vous êtes un auditeur engagé, non seulement vous comprenez mieux l’autre personne, mais vous lui donnez aussi le sentiment d’être entendue et comprise, ce qui peut contribuer à établir un lien plus fort et plus profond entre vous.

En communiquant de cette manière, vous ferez également l’expérience d’un processus qui réduit le stress et favorise le bien-être physique et émotionnel. Si la personne à qui vous parlez est calme, par exemple, le fait d’écouter de manière engagée vous aidera à vous calmer aussi. De même, si la personne est agitée, vous pouvez l’aider à se calmer en l’écoutant attentivement et en lui donnant le sentiment d’être comprise. Si votre objectif est de comprendre pleinement votre interlocuteur et d’établir un lien avec lui, l’écoute engagée sera souvent naturelle. Si ce n’est pas le cas, essayez les conseils suivants. Plus vous les mettrez en pratique, plus vos interactions avec les autres seront satisfaisantes et gratifiantes.

Conseils pour devenir un auditeur engagé

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Focus total sur l’interlocuteur. Vous ne pouvez pas écouter de manière engagée si vous vérifiez constamment votre téléphone ou si vous pensez à autre chose. Vous devez rester concentré sur l’expérience du moment présent afin de saisir les nuances subtiles et les indices non verbaux importants dans une conversation. Si vous avez du mal à vous concentrer sur certains locuteurs, essayez de répéter leurs mots dans votre tête – cela renforcera leur message et vous aidera à rester concentré.

Favorisez votre oreille droite. Aussi étrange que cela puisse paraître, le côté gauche du cerveau contient les centres de traitement primaires pour la compréhension de la parole et les émotions. Puisque le côté gauche du cerveau est connecté au côté droit du corps, favoriser votre oreille droite peut vous aider à mieux détecter les nuances émotionnelles de ce que dit une personne.

Eviter d’interrompre ou d’essayer de rediriger la conversation vers vos préoccupations. En disant quelque chose comme « Si vous pensez que c’est mauvais, laissez-moi vous dire ce qui m’est arrivé. » Écouter n’est pas la même chose qu’attendre son tour pour parler. Vous ne pouvez pas vous concentrer sur ce que dit quelqu’un si vous êtes en train de former ce que vous allez dire ensuite. Souvent, l’orateur peut lire vos expressions faciales et savoir que votre esprit est ailleurs.

Montrez votre intérêt pour ce qui est dit. Hochez la tête de temps en temps, souriez à la personne et assurez-vous que votre posture est ouverte et invitante. Encouragez l’orateur à poursuivre avec de petits commentaires verbaux comme « oui » ou « euh huh ».

Essayez d’écarter tout jugement. Pour communiquer efficacement avec quelqu’un, vous n’avez pas besoin de l’aimer ou d’être d’accord avec ses idées, ses valeurs ou ses opinions. Cependant, vous devez mettre votre jugement de côté et ne pas faire de reproches ni de critiques afin de bien les comprendre. La communication la plus difficile, lorsqu’elle est menée à bien, peut souvent conduire à une connexion improbable avec quelqu’un.

Fournir un feedback. S’il semble y avoir une déconnexion, refléter ce qui a été dit en paraphrasant. « Ce que j’entends » ou « On dirait que vous dites » sont d’excellentes façons de réfléchir. Ne vous contentez pas de répéter mot pour mot ce que l’orateur a dit, mais vous aurez l’air de manquer de sincérité ou d’intelligence. Exprimez plutôt ce que les mots de l’orateur signifient pour vous. Posez des questions pour clarifier certains points : « Que voulez-vous dire quand vous dites… » ou « Est-ce ce que vous voulez dire ? »

Compétence 2 : Faire attention aux signaux non verbaux

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La façon dont vous regardez, écoutez, bougez et réagissez à une autre personne en dit plus sur ce que vous ressentez que les mots seuls ne le peuvent. La communication non verbale, ou langage corporel, comprend les expressions faciales, les mouvements et les gestes du corps, le contact visuel, la posture, le ton de la voix, et même la tension musculaire et la respiration.

Développer la capacité à comprendre et à utiliser la communication non verbale peut vous aider à établir des liens avec les autres, à exprimer ce que vous voulez vraiment dire, à naviguer dans des situations difficiles et à établir de meilleures relations à la maison et au travail.

• Vous pouvez améliorer l’efficacité de la communication en utilisant un langage corporel ouvert – bras non croisés, debout en position ouverte ou assis sur le bord de votre siège, et en maintenant un contact visuel avec votre interlocuteur.
• Vous pouvez également utiliser le langage corporel pour souligner ou améliorer votre message verbal – en tapant dans le dos d’un ami tout en le complimentant sur sa réussite, par exemple, ou en tapant des poings pour souligner votre message.

Améliorez votre lecture communication non verbale

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Soyez conscient des différences individuelles. Les personnes de différents pays et cultures ont tendance à utiliser des gestes de communication non verbale différents, il est donc important de prendre en compte l’âge, la culture, la religion, le sexe et l’état émotionnel lors de la lecture des signaux du langage corporel. Un adolescent américain, une veuve éplorée et un homme d’affaires asiatique, par exemple, sont susceptibles d’utiliser différemment les signaux non verbaux.

Regardez les signaux de communication non verbaux en groupe. Ne lisez pas trop un seul geste ou un signal non verbal. Tenez compte de tous les signaux non verbaux que vous recevez, du contact visuel au ton de la voix en passant par le langage corporel. N’importe qui peut déraper de temps en temps et laisser tomber le contact visuel, par exemple, ou croiser brièvement les bras sans le vouloir. Considérez les signaux dans leur ensemble pour obtenir une meilleure « lecture » sur une personne.

Améliorez la façon dont vous délivrez communication non verbale

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Utilisez des signaux non verbaux qui correspondent à vos mots plutôt que de les contredire. Si vous dites une chose, mais que votre langage corporel en dit une autre, votre interlocuteur se sentira confus ou suspectera que vous êtes malhonnête. Par exemple, s’asseoir les bras croisés et secouer la tête ne correspond pas à des mots disant à l’autre personne que vous êtes d’accord avec ce qu’elle dit.

Ajustez vos signaux non verbaux en fonction du contexte. Le ton de votre voix, par exemple, doit être différent lorsque vous vous adressez à un enfant que lorsque vous vous adressez à un groupe d’adultes. De même, tenez compte de l’état émotionnel et du contexte culturel de la personne avec laquelle vous interagissez.

Évitez le langage corporel négatif. Utilisez plutôt le langage corporel pour transmettre des sentiments positifs, même si vous ne les ressentez pas réellement. Si vous êtes nerveux face à une situation – un entretien d’embauche, une présentation importante ou un premier rendez-vous, par exemple – vous pouvez utiliser un langage corporel positif pour signaler votre confiance, même si vous ne la ressentez pas. Au lieu d’entrer timidement dans une pièce la tête baissée, les yeux détournés et de vous glisser sur une chaise, essayez de vous tenir debout, les épaules en arrière, en souriant et en maintenant un contact visuel, et en donnant une poignée de main ferme. Cela vous donnera plus d’assurance et vous aidera à mettre l’autre personne à l’aise.

Compétence 3 : Maîtriser le stress

Combien de fois vous êtes-vous senti stressé lors d’un désaccord avec votre conjoint, vos enfants, votre patron, vos amis ou vos collègues de travail, puis avez dit ou fait quelque chose que vous avez regretté par la suite ? Si vous parvenez à soulager rapidement votre stress et à retrouver votre calme, vous éviterez non seulement de tels regrets, mais vous contribuerez aussi, dans de nombreux cas, à calmer l’autre personne. Ce n’est que lorsque vous serez dans un état calme et détendu que vous pourrez savoir si la situation exige une réaction ou si les signaux de l’autre personne indiquent qu’il vaut mieux garder le silence. Dans des situations telles qu’un entretien d’embauche, une présentation professionnelle, une réunion sous haute pression ou la présentation à la famille d’un proche, par exemple, il est important de gérer ses émotions, de réfléchir et de communiquer efficacement sous pression.

Communiquez efficacement en restant calme sous la pression

<Utilisez des tactiques de blocage pour vous donner le temps de réfléchir. Demandez qu’une question soit répétée ou qu’une déclaration soit clarifiée avant de répondre.

Pause pour rassembler vos pensées.Le silence n’est pas nécessairement une mauvaise chose – faire une pause peut vous donner l’impression de mieux contrôler la situation que de précipiter votre réponse.

Mettez un point en évidence et donnez un exemple ou une information à l’appui. Si votre réponse est trop longue ou si vous hésitez sur un certain nombre de points, vous risquez de perdre l’intérêt de l’auditeur. Suivez un point avec un exemple, puis évaluez la réaction de l’auditeur pour lui dire si vous devriez faire un deuxième point.

Donnez vos mots clairement. Dans de nombreux cas, la façon dont vous dites quelque chose peut être aussi importante que ce que vous dites. Parlez clairement, gardez un ton régulier et établissez un contact visuel. Gardez votre langage corporel détendu et ouvert.

Résumez vos propos puis arrêtez. Résumez votre réponse puis arrêtez de parler, même si cela laisse un silence dans la pièce. Vous n’avez pas besoin de combler le silence en continuant à parler.

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Stress rapide pour une communication efficace

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Quand une conversation commence à s’échauffer, vous avez besoin de quelque chose de rapide et d’immédiat pour faire baisser l’intensité émotionnelle. En apprenant à réduire rapidement le stress sur le moment, vous pouvez sans risque faire le point sur les émotions fortes que vous ressentez, réguler vos sentiments et vous comporter de manière appropriée.

Reconnaître quand vous êtes stressé. Votre corps vous fera savoir si vous êtes stressé pendant que vous communiquez. Vos muscles ou votre ventre sont-ils tendus ? Vos mains sont-elles serrées ? Votre respiration est-elle superficielle ? Vous « oubliez » de respirer ?

Prenez un moment pour vous calmer avant de décider de poursuivre une conversation ou de la reporter.

Renforcer vos sens à la rescousse. La meilleure façon de soulager rapidement et de manière fiable le stress est de faire appel aux sens – vue, son, toucher, goût, odeur – ou au mouvement. Par exemple, vous pouvez mettre une menthe poivrée dans votre bouche, mettre une balle anti-stress dans votre poche, prendre quelques respirations profondes, serrer et relâcher vos muscles, ou simplement vous rappeler une image apaisante et riche en sens. Chaque personne réagit différemment à l’entrée sensorielle, vous devez donc trouver un mécanisme d’adaptation qui vous apaise.

> Recherchez l’humour dans la situation. Lorsqu’il est utilisé de manière appropriée, l’humour est un excellent moyen de soulager le stress lors de la communication. Lorsque vous ou votre entourage commencez à prendre les choses trop au sérieux, trouvez un moyen de détendre l’atmosphère en partageant une blague ou une histoire amusante.

Soyez prêt à faire des compromis. Parfois, si vous pouvez tous les deux vous pencher un peu, vous pourrez trouver un juste milieu qui réduira le niveau de stress de toutes les personnes concernées. Si vous réalisez que l’autre personne se soucie beaucoup plus d’un problème que vous, le compromis peut être plus facile pour vous et un bon investissement pour l’avenir de la relation.

Agir pour ne pas être d’accord, si nécessaire, et prendre le temps de s’éloigner de la situation pour que tout le monde puisse se calmer. Allez vous promener dehors si possible, ou passez quelques minutes à méditer. Les mouvements physiques ou la recherche d’un endroit calme pour retrouver son équilibre peuvent rapidement réduire le stress.

Compétence 4 : S’affirmer

Une expression directe et assurée permet une communication claire et peut contribuer à renforcer l’estime de soi et les capacités de prise de décision. S’affirmer signifie exprimer ses pensées, ses sentiments et ses besoins de manière ouverte et honnête, tout en se défendant et en respectant les autres. Cela ne signifie PAS être hostile, agressif ou exigeant. Une communication efficace consiste toujours à comprendre l’autre personne, et non à gagner un argument ou à imposer ses opinions aux autres.

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Pour améliorer votre assertivité:

Valorisez-vous et vos options.Elles sont aussi importantes que celles des autres.

Connaissez vos besoins et vos souhaits. Apprenez à les exprimer sans porter atteinte aux droits des autres

Exprimez vos pensées négatives de manière positive. C’est normal d’être en colère, mais vous devez aussi rester respectueux.

Recevoir des commentaires positifs. Acceptez les compliments avec grâce, apprenez de vos erreurs, demandez de l’aide si nécessaire.

<Apprenez à dire « non ». Connaissez vos limites et ne laissez pas les autres profiter de vous. Cherchez des alternatives pour que tout le monde se sente bien par rapport au résultat.

Développez des techniques de communication affirmative

Assertion sympathique transmet la sensibilité à l’autre personne. Reconnaissez d’abord la situation ou les sentiments de l’autre personne, puis exprimez vos besoins ou votre opinion. « Je sais que vous avez été très occupé au travail, mais je veux que vous preniez du temps pour nous aussi »

Assertion amplificatrice peut être utilisée lorsque vos premières tentatives sont infructueuses. Vous devenez de plus en plus ferme au fur et à mesure que le temps passe, ce qui peut inclure la description des conséquences si vos besoins ne sont pas satisfaits. Par exemple, « Si vous ne respectez pas le contrat, je serai obligé d’intenter une action en justice ».

Pratique d’affirmation dans des situations à faible risque pour vous aider à prendre confiance. Ou demandez à vos amis ou à votre famille si vous pouvez pratiquer des techniques d’affirmation de soi sur eux d’abord.