Les fêtes et manifestations ludiques constituent un excellent moyen pour les associations de récolter des fonds et de faire connaître leur message. Concert, soirée animation sportive, ou encore journée de visite, les événements associatifs peuvent prendre de nombreuses formes. Dans tous les cas, il est utile de connaître quelques astuces et bons plans pour s’assurer de leur réussite. Alors, comment faire pour préparer sa fête associative ? On vous dit tout.
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Utiliser une billetterie en ligne
La billetterie est obligatoire pour tout événement à but lucratif. Les billets doivent mentionner différentes informations telles que le nom de l’association, la nature de la manifestation, la date, l’heure et le lieu où elle va se dérouler. Le programme, les partenaires et les sponsors peuvent également y figurer. Utiliser une billetterie en ligne pour une association vous permet de personnaliser facilement vos billets selon vos besoins, avec les informations utiles, votre logo et vos couleurs. Cela vous permet aussi de vendre des places directement en ligne et de gérer facilement les réservations.
Il vous suffit de diffuser le lien de la billetterie en ligne par mail ou sur les réseaux sociaux pour que les participants puissent acheter leurs billets par carte bancaire et les télécharger. L’association récupérera alors le montant des ventes par virement bancaire.
Le choix du lieu et de la date
Le choix du lieu est déterminant pour le budget à prévoir et les autorisations nécessaires pour l’organisation de l’événement. Si vous choisissez d’organiser un événement en plein air ou sur la voie publique, cela nécessitera plusieurs autorisations et la mise en place d’un système de sécurité important.
Comme alternatives simples et moins coûteuses, vous pourrez choisir une salle de spectacle ou une salle de concert appartenant à la mairie. Ce type d’infrastructure est à la base conçue pour accueillir du public et respecte les normes de sécurité. Néanmoins, assurez-vous au plus tôt de sa disponibilité pour ne pas être pris au dépourvu. Les gymnases, les cantines et les parcs constituent aussi une bonne solution.
Concernant la date, choisissez-la suffisamment tôt pour avoir le temps de réaliser toutes les organisations, comme la location de matériel et les demandes d’autorisations nécessaires. De préférence, optez pour une date à laquelle aucun autre événement n’est programmé pour avoir plus de chances de faire carton plein. Le week-end est à privilégier pour des questions évidentes de disponibilité du public.
Demander l’autorisation auprès de la mairie
L’organisation d’un événement associatif est encadrée par la loi. Vous devez notamment déposer une demande d’autorisation auprès de la mairie, au plus tard 1 mois avant la fête. Elle devra comporter différents éléments tels que le descriptif et la nature de l’événement, ainsi que la date, l’heure et le lieu où il est prévu.
Il est également nécessaire de remplir une fiche de déclaration de manifestation. Elle devra mentionner le nom de l’association, le nom et les coordonnées des responsables de la manifestation, les structures prévues (chapiteaux, estrade…), ou encore le matériel utilisé.
Vous aurez également à compléter votre demande d’autorisation par une attestation d’assurance. D’autres autorisations peuvent être nécessaires selon la nature de l’événement (déclaration à la gendarmerie ou au commissariat de police, demande d’ouverture de buvette temporaire…).
